Die häufigste Frage in meinen Erstgesprächen lautet nicht „Welches KI-Tool sollen wir kaufen?“, sondern „Wo fangen wir überhaupt an?“. Die Antwort ist eine strukturierte Potenzialanalyse: ein Vorgehen, das vom Geschäftsprozess ausgeht statt von der Technologie. Dieser Leitfaden zeigt die fünf Arbeitsschritte, mit denen Sie Ihre ersten KI-Anwendungsfälle systematisch identifizieren und bewerten – ohne externe Software und ohne Vorwissen im Team.
Schritt 1: Prozesse sichten statt Werkzeuge vergleichen
Der größte Fehler zu Beginn: mit einer Tool-Liste zu starten. Beginnen Sie stattdessen mit einer Bestandsaufnahme Ihrer Kernprozesse. Fragen Sie in jedem Fachbereich: Welche Tätigkeiten sind wiederkehrend, textlastig oder regelbasiert? Wo warten Mitarbeiter regelmäßig auf Informationen? Wo werden Daten manuell von einem System ins andere übertragen? Notieren Sie 10 bis 20 Kandidaten – bewusst ohne Vorauswahl. In dieser Phase ist Vollständigkeit wichtiger als Qualität.
Schritt 2: Schmerzpunkte quantifizieren
Jetzt wird aus dem Bauchgefühl eine Zahl. Schätzen Sie für jeden Kandidaten drei Werte: Wie viele Stunden pro Woche fließen in die Tätigkeit? Wie viele Personen sind beteiligt? Was kostet ein Fehler in diesem Prozess – etwa eine falsch geprüfte Rechnung oder ein verspätetes Angebot? Perfekte Zahlen brauchen Sie nicht; eine ehrliche Schätzung genügt, um später vergleichen zu können. Wer diesen Schritt überspringt, diskutiert am Ende über Sympathien statt über Wirkung.
Schritt 3: Anwendungsfälle konkret formulieren
„KI im Vertrieb“ ist kein Anwendungsfall – „Eingehende Anfragen werden automatisch kategorisiert und mit einem Antwortentwurf an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet“ ist einer. Formulieren Sie jeden Kandidaten nach demselben Muster: Auslöser, Tätigkeit, Ergebnis, Verantwortlicher. Diese Präzision zwingt zur Klarheit und macht später die Bewertung erst möglich. Aus den 10 bis 20 Kandidaten aus Schritt 1 bleiben hier erfahrungsgemäß 5 bis 8 sauber formulierte Anwendungsfälle übrig.
Schritt 4: Mit fünf Kriterien bewerten
Bewerten Sie jeden Anwendungsfall auf einer einfachen Skala von 1 bis 5 anhand dieser Kriterien:
- Geschäftlicher Nutzen: Wie groß ist die Zeit- oder Kostenersparnis aus Schritt 2 tatsächlich?
- Datenlage: Liegen die benötigten Informationen digital, strukturiert und zugänglich vor?
- Machbarkeit: Gibt es erprobte Lösungsmuster für diese Aufgabe – oder wäre es Forschung?
- Datenschutz und Risiko: Sind personenbezogene oder vertrauliche Daten betroffen, und lässt sich das sauber lösen?
- Akzeptanz: Entlastet der Anwendungsfall die Beteiligten spürbar – oder fühlt er sich wie Kontrolle an?
Wichtig: Ein niedriger Wert bei Datenlage oder Datenschutz ist kein Ausschlusskriterium, aber ein Hinweis auf Vorarbeiten. Ein Anwendungsfall mit mittlerem Nutzen und sehr guter Datenlage ist als erstes Projekt oft klüger als der spektakuläre Fall mit chaotischer Datenbasis.
Schritt 5: Einen Piloten definieren – klein, messbar, terminiert
Wählen Sie den Anwendungsfall mit der besten Gesamtbewertung und machen Sie daraus ein Pilotprojekt mit drei Eckpunkten: ein klar abgegrenzter Umfang (ein Prozess, ein Team), eine Messgröße, die vor dem Start erhoben wird (etwa Minuten pro Vorgang), und ein Enddatum nach 6 bis 10 Wochen, an dem entschieden wird: ausbauen, anpassen oder einstellen. Ein Pilot, der nicht scheitern darf, ist kein Pilot – er ist eine Wette.
Fazit
Eine Potenzialanalyse ist keine Raketenwissenschaft, aber sie verlangt Disziplin: erst Prozesse, dann Zahlen, dann Formulierung, dann Bewertung, dann ein kleiner, messbarer Pilot. Unternehmen, die diese Reihenfolge einhalten, vermeiden die beiden teuersten Fehler der KI-Einführung – das falsche Projekt zuerst und das richtige Projekt ohne Messung.
Sie möchten die Analyse nicht allein durchführen? Im Rahmen meiner KI-Potenzialanalyse begleite ich genau diese fünf Schritte – von der Prozesssichtung bis zur Pilotdefinition. Sprechen Sie mich an.